Framtidens arbetsplats

Det finns krasst tre sätt att ta sig an det nya kontoret från oktober:

1. Vi kör på som innan – vi utgår helt ifrån kontoret
2. Vi kör som det är – vi utgår hemifrån
3. Vi mixar upp det – en hybrid av ovanstående

De allra flesta företag, liksom vi på Viva kommer utgå ifrån en hybridmodell där det digitala är centralt för allt man gör. Sen kan man kalla det remote, smart, distans, hybrid eller vad man vill. Oavsett vad det kallas behöver många organisationer höja sin digitala kapacitet för att få det att funka.

Begreppet 3K – kommunikation, kreativitet och kulturbygge – är av yttersta vikt för organisationer med en digital arbetsplats. Generellt har mediebolag varit bra på detta men dilemmat för många är hur vi ska få ihop det digitala med fysiska möten. Går det eller blir likt vatten och olja? För det blir inte riktigt samma sak att sitta hemma och försöka vara kreativt i ett möte, det blir lätt konstlat och för många är det svårt att slappna av och vara sig själv. För när kameran ständigt är på är det som att vara i en studio där saker ska skötas korrekt. Vidare så tittar majoriteten i ett videomöte på sin egen bild och allt detta gör att mycket av det digitala känns tillrättalagt – likt när man ständigt står på en scen för att uppträda. Vilket passar långt ifrån alla.

Google med flera är medvetna om detta, dels att många anställda framgent vill jobba hemifrån men även det utmaningarna det medför. Googles hybridmodell och vad det innebär kan man läsa om här. Men kortfattat så frågade man sina 140 000 anställda en massa frågor kring hemarbete och framtidens kontor och fick följande underlag.

• 70 procent var positiva till hemarbete och 15% var negativa
• När de frågade hur många dagar de anställda ville vara på kontoret så var svaren allt ifrån 0 till 5 dagar

Utifrån enkäten, forskning och beteendedesign kom man fram till en ny konceptuell hybridmodell där de kommer pröva sig fram kring vad som funkar och inte gör det. Det är något Google kommer att investera miljarder i. Det är klart att en gigant som Google kan satsa och investera, men vi kan låta oss inspireras av en hel del där hybrid kommer innebära följande för just techjätten.

• 3 dagar i veckan på kontoret
• 2 dagar i veckan där man själv trivs som bäst
• 4 veckor per år att jobba varifrån man vill (utöver semester)
• Sträva efter att tänka annorlunda kring kontoret och möten

Google försöker hitta framtidens arbetsplats där varje unik medarbetare är som mest effektiv och den moderna organisationen kan frodas i symbios. Av undersökningen så lärde de sig att följande är väldigt viktigt för medarbetarna.

• Flexibilitet (frihet) att styra sin tid
• Få arbeta ostört är viktigt (så även om det är färre på kontoret behövs lika stor yta för avstånd)
• Hälsa och hygien är av yttersta vikt

I detta utvecklingsprojekt kommer Google satsa miljarder på att utforma en fysisk hybrid arbetsplats, allt för att skapa en attraktiv miljö som lockar till sig toppkompetens vilket gör att företaget kan fortsatt vara ledande i sin bransch. Då blir det nödvändigt att skapa miljöer där människor vill arbeta och kan vara produktiva. Det kräver att kontoret på ett okomplicerat sätt integrerar fysiskt och digital, inomhus likväl som utomhus eller att ha möjligheten att arbeta ostört så väl som i en socialt lukrativ miljö.

Men hybridmodellen kommer inte enbart med fördelar utan organisationer och ledare kommer milt sagt ha sina utmaningar med bland annat följande frågeställningar.

• Hur tänker vi kring vaccination och kontorsarbete?
• Hur ofta ska man vara på kontoret?
• Hur hittar man en bra balans i detta?
• Vilka arbeten blir bättre gjorda på kontoret jämfört med hemma eller virtuellt?
• Hur lägger vi upp möten mellan de som är hemma och på kontoret?
• Måste projektgruppen ses fysiskt?
• Blir kommunikationen lika enkel till de som är hemma mot de som är på kontoret?
• Hur ser man till att det inte blir mer status att vara på kontor mot att vara hemma?

Slutsatsen är att det inte finns några givna svar kring hybridmodellen utan detta är något nytt som kommer ta sin tid att hitta en hållbar väg inom för arbetsgivare och arbetstagare. Att säga så här är det vore naivt och det gäller att över tid testa sig fram.

Slutligen några korta ord om framtidens kontor där Facebook nyligen presenterade sin verklighet av framtidens kontor i en virtuell VR-miljö. Det är ingen hemlighet att Facebook-grundaren vill dominera den virtuella världen och detta är ett viktigt steg i den ambitionen. Lanseringen skedde genom en betaversion av sitt program Horizon Workrooms som är ett led i Zuckerbergs nya vision av en ”Metaverse” värld. På med VR-glasögonen, skapa din avatar och hoppa in i mötet för att som i ett vanligt möte tala, dela eller varför inte rita på tavlan?

Metaverse, ett begrepp myntad av amerikanska författaren Neal Stephenson i hans bok Snowcrash från 1992 är enligt Zuckerberg en värld där det fysiska ska integreras med det digitala på ett väldigt enkelt och smidigt sätt. En plats, fysiskt som digitalt där man får ihop en helhet som känns naturligt.

Går det? – Ja, det är den stora frågan och mitt svar är att jag tror det är mycket görbart men kommer att ta tid. Även om mycket skett kring VR de senaste åren så måste tekniken bli smidigare både i hård- samt mjukvara. Men att detta kommer ske inom tio år är jag helt övertygad om. Jag skulle inte dra det så långt som att framtidens kontor är helt digital utan den kommer att vara både och då människan, enligt min övertygelse, på ett filosofiskt plan är i behov fysisk interaktion.

Mycket kommer ske inom det här området och det kan ske snabbt så för ledare gäller det att hänga med, testa och vara nyfiken för att se till att arbetsplatsen är ett ställe där både gamla som nya talanger kan känna sig hemma.

Text tidigare publicerad på dagensmedia.se