Vad handlar egentligen framtidens kontor om?

Kontor är på sätt och vis en modern form av ett tempel där människor samlas, idag inte för att tillbe men för att tänka, skapa, producera och umgås. Ja, det vi kallar för ”jobb”. Idag handlar det om så mycket mer än bara jobbigt jobb då arbetet är ofta förenat med identitet för många. Kontor sägs ha sitt ursprung från en tid då det faktiskt fanns tempel av olika slag nämligen det Romerska riket men några egentliga belägg saknas. Det moderna kontoret börjar istället 1726 i London när The Old Admiralty Office byggdes där man skulle hantera och administrera den enorma pappersmassan från det brittiska imperiet. Rum byggdes för olika uppgifter och roller och planlösningen rangordnades i byggnaden där styrelsen satt högst upp. Det här hände under 1700-talet där startskottet av den första industriella revolutionen precis hade gått av stapeln och ångmaskinen blivit till. En maskin som ska producera och effektivisera arbetet. Just de tankegångarna har präglat kontorsbygget över tid och effektiviseringen tilltog i andra och tredje industriell revolutionen. I början av 1900-talet så gav ingenjören Frank Taylor upphov till ”Taylorismen” som illustreras i bilden nedan. Då handlade det om att maximera antalet människor på en så liten yta som möjligt och övervaka dem likt en maskin så att de sköter sig och ”producerar”. Faktorer som välmående, arbetsmiljö och estetik fanns inte med i beräkningarna.

Tiden gick och med datorn kom insikten maskiner gör bäst och vad människans breda intellekt lämpar sig bättre för. Konceptet Burolandschaft föddes i Tyskland som betyder öppet landskap, sen började man prata om aktivitetsbaserade ytor och senare kubismen då folk i större grad ville jobba ostört. Att ha ett eget kontor stod för makt och inflytande i den hierarkiska organisationen där antalet kvadratmeter och bästa läge var förenligt med titel och status på företaget.

Men i slutet på 90-talet så började saker snabbt att ändras, ett nytt ledarskap med det som senare skulle kallas techbolag vill se en annan form av kontor. Någonting lekfullt, en plats att trivas och utvecklas på. Där man kan vara kreativ och må bra. Stora ytor, kafeteria och varför inte en rutschkana mitt i alltihopa? För i en värld där allt digitaliseras så blev det även synbart att det som är mänskligt inte kan digitaliseras och är därmed ovärderligt. Människan är långt mer och något helt annat än en maskin. Silicon Valley satte standarden för det moderna kontoret och i takt med digitalisering så föddes en digital arbetsplats som milt sagt fick sig en språngbräda med Corona.

Den digitala arbetsplatsen är nu född, självklar och given. Begreppet arbetsplats är en klassiker och har historiskt använts för att beskriva den fysiska arbetsplatsen, miljön i vilken vi arbetar, kontoret vi går till varje morgon klockan 08:00 och lämnar klockan 17:00. Fortfarande finns dem som ser flextid som en förmån, samtidigt som vi idag ser det som mer av en naturlag och en självklarhet härifrån och framåt. Gränserna suddas ut. Friheten i var vi arbetar, när vi arbetar och med vilka vi arbetar är helt enkelt en del av det paradigmskifte som just nu sker. Och det har möjliggjorts med den digitala tekniken.

Trenderna inom den fysiska arbetsplatsen har sedan en tid gått mot det aktivitetsbaserade och på samma sätt går den digitala arbetsplatsen nu in i en ny fas, där fokus ligger på samarbete och daglig produktivitet och varje del ska optimeras för att driva beteenden som bidrar till innovation, kunskapsspridning, effektivitet och kultur. En arbetsplats som handlar om att se allt ur användarens perspektiv, istället för ur ett redaktörsperspektiv. Det handlar precis som i den digitala transformationen om en kulturell förändring och förståelse för verksamheten, mer än vad det handlar om teknik. Den digitala arbetsplatsen har gjort entré i takt med att det traditionella intranätet har spelat ut sin roll och vi har fått en ny norm för hur man utvecklar den digitala mötesplatsen. Genom åren har den haft många definitioner, nedan är några exempel:

• Den digitala arbetsplatsen är samlingen av alla digitala verktyg som tillhandahålls av en organisation som tillåter sina anställda att göra sitt jobb.
• Den digitala arbetsplatsen är intranätet, tillsammans med företagets affärskritiska system.
• Den digitala arbetsplatsen är en enskild persons personliga och anpassade samling av enheter, vilka normalt använder mjukvara och lösningar.
• Den digitala arbetsplatsen lever i skärningspunkten mellan människor, organisation och verktyg.
• Den digitala arbetsplatsen är ett ständigt pågående och medvetet förhållningssätt till att leverera en mer konsumentliknande datormiljö som underlättar innovativa och flexibla arbetsmetoder.
• Den digitala arbetsplatsen är en miljö där de anställda har möjlighet att snabbt och enkelt dela vad de vet och finna vad de behöver i en konsekvent upplevelse, oavsett enhet och plats.

I boken GET DIGITAL – or die trying skrev vi vår syn på den digitala arbetsplatsen och sammanfattade det så här:

Den digitala arbetsplatsen innefattar de digitala system, lösningar och hjälpmedel, i vilka ledare, medarbetare, kunder, leverantörer och partners interagerar och med vars hjälp framtida affärsmodeller kan realiseras.

Även om det var några år sedan vi skrev de orden, långt innan Corona var på tapeten så beskriver den en helhet som står sig väl för vad det en organisation vill åstadkomma digitalt. I 1,5 år har kunskapsarbetare spenderat majoriteten av sin tid någon annanstans än vid ett fysiskt skrivbord på ett traditionellt kontor. Framgent, i en post-Corona-värld så måste organisationer ha en plan och tanke kring hur tiden efter pandemin ska formas. Det finns krasst tre sätt att ta sig an det nya kontoret:

1. Vi kör på som innan – vi utgår helt ifrån kontoret
2. Vi kör som det är – vi utgår hemifrån
3. Vi mixar upp det – en hybrid av ovanstående

Läs också: Den hybrida arbetsplatsen

Vill du veta mer om hur du kan skapa framtidens arbetsplats och utveckla ditt hybrida ledarskap som ger förutsättningar till organisationen att växa – kolla då på Vivas (on demand) om Framtidens Kontor här. Där berättar jag mer om kontoret som plats, jobbet som ett sammanhang och tekniken som kan möjliggöra det.